Tiedottamisen ongelma on se, että sillä on hyvin harvoin kysyntää juuri sillä hetkellä kun tiedottaminen tapahtuu. Kun tiedote julkaistaan tai tiedotustilaisuus pidetään, organisaation työ keskeytyy. Organisaation jäsenet lukevat tai kuuntelevat tiedotteen miettien työtehtävää, joka jäi juuri kesken. Tästä syystä tiedotteen sanoma ei kohtaa vastaanottajaa ja viestinnän taso arvioidaan yleisesti huonoksi.

 

Osmo A. Wiion ensimmäinen laki inhimillisestä viestinnästä:

Viestintä yleensä epäonnistuu – paitsi sattumalta

 

Kun viestintä ei ole vastaanottajan tarpeesta lähtöisin, jää mielenkiinto viestiä ja sen sisältöä kohtaan vajavaiseksi. Jos kuulijalla ei ole mielenkiintoa viestiä kohtaan, ei lopputuloskaan voi olla onnistunut.

 

Kaksi tapaa varmistaa, että viestintä tavoittaa kuulijat parhaalla mahdollisella tavalla:

  1. Tieto on koko organisaation käytettävissä ja helposti löydettävissä aina, kun vastaanottaja sitä tarvitsee.
  2. Tiedotus tapahtuu vakioidusti aina samaan aikaan samalla tavalla, jolloin tiedon vastaanottaminen koetaan kalenteriin sidotuksi työtehtäväksi.

Jos organisaatiolla on pysyvä tapa pitää päivittäinen aamupalaveri tai kerran viikossa tapahtuva viikkopalaveri, voidaan uudet asiat tuoda esiin siellä, jolloin niistä voidaan myös keskustella ja varmistaa näin viestin perille meno.

Palaverikäytännöt eivät kuitenkaan poista tarvetta huolehtia siitä, että tieto pidetään organisaation saatavilla myös palavereista riippumatta.